Pendelegasian wewenang
PENDAHULUAN :
Pendelegasian
wewenang merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor. Atasan perlu
melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen
dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari
semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan
wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia
sendiri.Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan
oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan
agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi,
terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen.
Yang penting disadari adalah di saat
kita mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun
kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering
dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi,
mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada
pada sang atasan. Berikut ada tips bagaimana mengusahakan agar para atasan mau
mendelegasikan wewenang.
Ciptakan budaya kerja yang membuat
orang bebas dari perasaan takut gagal/salah.
Keengganan
seorang atasan/manajer untuk mendelegasikan wewenang biasanya dikarenakan
mereka takut kalau-kalau tugas mereka gagal dikerjakan dengan baik oleh orang
lain. Ini perlu diatasi dengan mendorong mereka untuk berani menanggung resiko.
Hanya dengan berani menanggung resikolah perusahaan akan mendapatkan
manajer-manajer yang handal dan berpengalaman. Ciptakan budaya bahwa
pendelegasian wewenang adalah upaya agar manajer anda menjadi semakin matang.
Pendelegasian wewenang bukan sebuah hukuman yang mengurangi kekuasaan manajer,
namun membuka kesempatan bagi pengembangan diri mereka dan bawahan.Jadikan
pendelegasian wewenang sebagai bagian dari proses perbaikan.
Tips Agar Atasan Mau Mendelegasikan Wewenang
Salah satu efek pendelegasian
wewenang adalah pengungkapan kelemahan-kelemahan dalam suatu pekerjaan. Tentu
akan sangat tidak mengenakkan bagi seorang manajer bila kelemahan kerja mereka
diketahui. Karenanya, yakinkan bahwa pendelegasian wewenang sama sekali bukan
untuk menghukum mereka, namun sebagai bagian dari proses perbaikan kerja secara
keseluruhan. Mungkin juga sebuah pendelegasian tidak memperbaiki apa-apa, namun
setidaknya mendorong manajer anda untuk berpikir untuk memperbaiki dirinya
sendiri.Dorong agar manajer anda merasa pasti dan aman.
Seringkali ada keinginan pada
seseorang untuk melakukan suatu pekerjaan itu sendiri. Mereka ingin merasakan
kepuasan pribadi bila mengerjakannya sendiri. Biasanya mereka memiliki
kemampuan yang memadai namun tidak merasa pasti akan pekerjaannya. Untuk itulah
anda perlu menunjukkan bahwa pekerjaan yang dihasilkan sebuah tim tidak
mengurangi mutu kerja yang diinginkannya. Tunjukkan keyakinan anda bahwa ia
tetap melakukan sesuatu yang baik meski melalui tangan orang lain. Pastikan
pula bahwa anda tidak sedang menarik wewenang itu darinya, justru kini ia
menempati suatu posisi baru yang membuatnya bisa melihat cakrawala pekerjaan
lebih luas. Berikut adalah beberapa tips agar atasan mau mendelegasikan
wewenang :
·
Didiklah
manajer anda untuk tetap bisa mengendalikan pekerjaannya dengan baik.
Manajer yang belum tahu bagaimana
mengendalikan pekerjaan yang didelegasikan tidak akan bisa mendelegasikan
wewenang. Oleh karena itu anda harus mengajari mereka bagaimana mereka bisa
tetap mengendalikan pekerjaan yang didelegasikan itu dengan baik. Ini yang
dinamakan tanggung jawab. Ajari bagaimana manajer anda meminta laporan secara
periodik dari bawahannya, atau mengadakan pertemuan untuk membahas pencapaian
tujuan dan sasaran pekerjaan. Tanpa bekal ini, tak seorang manajer mau
mendelegasikan wewenang, kecuali ia seorang pemalas.
·
Tentukan
mana yang bisa didelegasikan dan mana yang harus dikerjakan sendiri
Tidak semua pekerjaan bisa
didelegasikan begitu saja. Bila semua pekerjaan dan tanggung jawab habis
didelegasikan, maka seseorang tak perlu melakukan apa-apa. Tentukan dengan
jelas mana-mana yang anda ingin ia mengerjakannya sendiri, sesuai dengan
kualifikasi dan tanggung jawab langsungnya, mana yang bisa didelegasikan pada
orang lain. Dengan demikian anda memberikan kepastian pada manajer itu untuk mengetahui
apa-apa yang anda inginkan darinya.
·
Pilihlah
penerima delegasi dengan cermat dan baik.
Keengganan manajer melakukan delegasi
karena mereka takut wewenang itu akan disalahgunakan oleh bawahannya. Atau,
bawahannya tidak akan mampu melakukan sebaik yang ia lakukan. Oleh karena itu
pilihlah secara cermat dan bijak bawahan yang pantas menerima delegasi. Jangan
pilih sembarang orang. Konsekuensi pendelegasian wewenang adalah upaya untuk
mengembangkan bawahan. Ini termasuk menuntut bawahan untuk benar-benar
bertanggung jawab atas wewenang yang diberikannya.
·
Kembangkan
para bawahan agar mampu melakukan pekerjaan dengan baik.
Bila sebuah wewenang telah
didelegasikan, maka anda, selaku pimpinan perusahaan, harus mengupayakan agar
manajer yang menjadi bawahan anda berhasil mengendalikan pekerjaannya,
sekaligus mengembangkan staff bawahan agar berhasil mengerjakan pekerjaan yang
didelegasikan padanya. Kedua belah pihak memerlukan bantuan anda. Mengembangkan
bawahan bertujuan agar bawahan bisa bekerja dengan baik, sekaligus agar manejer
pemberi delegasi tetap bisa mempertanggungjawabkan pendelegasian itu dengan
baik.
·
Ciptakan
budaya kerja tim.
Dalam organisasi, selalu ada saja
orang-orang yang ingin mendominasi. Mereka ingin mengumpulkan wewenang
sebanyak-banyaknya. Atau sebaliknya ada saja orang-orang yang menghindari
masalah dan menolak setiap tanggung jawab. Tugas anda sebagai pimpinan
perusahaan adalah menunjukkan tujuan yang jelas bagi semua pihak sehingga
terciptakan sebuah budaya kerja tim. Tidak ada pengakuan kerja hanya pada
pribadi-pribad tertentu, melainkan pada upaya-upaya kelompok. Tidak ada orang
yang tidak bisa digantikan, melainkan sebuah tim pemenang.
Pendelegasian
Pendelegasian
(pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi
pembinaan. Sebagai manajer perawat dan bidan menerima prinsip-prinsip delegasi
agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya.
Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada
bawahannya.
Ada empat kegiatan dalam delegasi wewenang:
1.
Manager perawat/bidan menetapkan dan
memberikan tugas dan tujuannya kepada orang yang diberi pelimpahan;
2.
Manajer melimpahkan wewenang yang
diperlukan untuk mencapai tujuan;
3.
Perawat/bidan yang menerima delegasi baik
eksplisit maupun implisit menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab.
4.
Manajer perawat/bidan menerima
pertanggungjawaban (akontabilitas) atas hasil yang telah dicapai.
Alasan
pendelegasian :
Ada beberapa alasan mengapa pendelegasian diperlukan.
1.
Pendelegasian
memungkinkan manajer perawat/bidan mencapai hasil yang lebih baik dari pada
semua kegiatan ditangani sendiri.
2.
Agar
organisasi berjalan lebih efisien.
3.
Pendelegasian memungkinkan manajer
perawat/bidan dapat memusatkan perhatian terhadap tugas-tugas prioritas yang
lebih penting.
4.
Dengan pendelegasian, memungkinkan
bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan
informasi untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan.
Manajer
perawat/bidan seharusnya lebih cermat dalam mendelegasikan tugas dan
wewenangnya, mengingat kegiatan perawat dan bidan berhubungan dengan
keselamatan orang lain (pasen). Oleh karena itu sebelum mendelegasikan tugas/wewenang hendaknya
dipahami benar tingkat kemampuan dari perawat/bidan yang akan diberikan
delegasi.
Cara manajer perawat/bidan dalam
melakukan pendelegasian
1.
Membuat perencanaan ke depan dan
mencegah masalah.
2.
Menetapkan tujuan dan sasaran yang
realistis
3.
Menyetujui standar kerja
4.
Menyelaraskan tugas atau kewajiban
dengan kemampuan bawahan
5.
Melatih
dan mengembangkan staf bawahan dengan memberikan tugas dan wewenang baik secara
tertulis maupun lisan.
6.
Melakukan
kontrol dan mengkoordinasikan pekerjaan bawahan dengan mengukur pencapaian
tujuan berdasarkan standar serta memberikan umpan balik prestasi yang dicapai.
7.
Kunjungi
bawahan lebih sering dan dengarkan keluhan - keluhannya.
8.
Bantu
mereka untuk memecahkan masalahnya dengan memberikan ide ide baru yang bermanfaat.
9.
Memberikan ‘reward’ atas hasil
yang dicapai.
10.Jangan mengambil kembali tugas yang sudah didelegasikan.
Teknik
pendelegasian
Manajer perawat/bidan pada seluruh tingkatan dapat
menyiapkan tugas-tugas yang dapat didelegasikan dari eksekutif perawat sampai
eksekutif departemen atau kepala unit, dan dari kepala unit sampai
perawat/bidan klinis. Delegasi mencakup kewenangan untuk persetujuan,
rekomendasi atau pelaksanaan. Tugas-tugas seharusnya dirangking dengan waktu
yang diperlukan untuk melaksanakannya dan sebaiknya satu kewajiban didelegasikan pada satu waktu.
Kapan
tidak perlu dilakukan delegasi
Hindari
mendelegasikan kekuasaan dan tetap mempertahankan moral dalam
pelaksanaannya. Kontrol
dilakukan khusus pada pekerjaan yang
sangat teknis atau tugas tugas yang melibatkan kepercayaan. Hal ini merupakan
hal yang kompleks dalam manajemen keperawatan/kebidanan, sehingga memerlukan pengetahuan dan kemampuan yang
khusus. Manajer perawat/bidan yang akan menangani hal tersebut seharusnya memiliki kemampuan ilmu manajemen
dan perilaku. Mendelegasikan tugas dan
tanggung jawab dapat menyebabkan perawat/bidan
klinis berasumsi bahwa manajer tidak mampu untuk menangani tanggung jawab kepemimpinannya terhadap manajemen keperawatan/kebidanan.
Keengganan
manajer melakukan delegasi karena mereka takut wewenang itu akan disalahgunakan
oleh bawahannya. Atau, bawahannya tidak akan mampu melakukan sebaik yang ia
lakukan. Oleh karena itu pilihlah secara cermat dan bijak bawahan yang pantas
menerima delegasi. Jangan pilih sembarang orang. Konsekuensi pendelegasian
wewenang adalah upaya untuk mengembangkan bawahan. Ini termasuk menuntut
bawahan untuk benar-benar bertanggung jawab atas wewenang yang diberikannya.
Hambatan
- Hambatan Pendelegasian
·
Hambatan hambatan pada delegator
1. Kemampuan yang diragukan oleh dirinya
sendiri
2. Meyakini
bahwa seseorang “mengetahui semua rincian”
3. “Saya dapat melakukannya lebih baik oleh diri
saya sendiri” buah pikiran yang keliru.
4. Kurangnya pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan
5. Rasa tidak aman
6. Takut
tidak disukai
7. Penolakan untuk mengakui kesalahan
8. Kurangnya kepercayaan pada bawahan
9. Kesempurnaan, menyebabkan kontrol yang
berlebihan
10. Kurangnya ketrampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban
kerja
11. Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan
tanggung jawab.
12. Keseganan untuk mengembangkan bawahan
13. Kegagalan untuk menetapkan kontrol dan tindak lanjut yang efektif.
·
Hambatan hambatan pada yang diberi delegasi
1. Kurangnya pengalaman
2. Kurangnya kompetensi
3. Menghindari tanggung jawab
4. Sangat tergantung dengan boss
5. Kekacauan [disorganization]
6. Kelebihan beban kerja
7. Terlalu memperhatikan hal hal yang kurang bermanfaat
·
Hambatan hambatan dalam situasi
1. Kebijakan tertuju pada satu orang
2. Tidak ada toleransi kesalahan
3. Kekritisan keputusan
4. Urgensi, tidak ada waktu untuk menjelaskan [krisis manajemen]
5. Kebingungan dalam tanggung jawab dan kewenangan.
6. Kekurangan tenaga
