PROSES PENYUSUNAN PERENCANAAN
1.
Merumuskan Misi dan Tujuan.
Usaha
sistematis formal untuk menggariskan wujud utama dari perusahaan ,
sasaransasaran, kebijakan kebijakan dan strategi untuk mencapai sasaran-sasaran
dan wujud utama perusahaan yang bersangkutan.
2. Memahami Keadaan Saat ini.
Perencanaan menyangkut jangkauan
masa depan dari keputusan-keputusan yang dibuat sekarang, untuk mengenal
sistematis peluang dan ancaman dimasa mendatang. Dengan pilihan langkah-langkah
yang tepat akan lebih menguntungkan perusahaan. Meliputi jangka pendek dan
sampai jangka panjang.
3. Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya Tujuan.
Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin diidentifikasi, agar persiapan dapat dilakukan.Disatu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan dan manfaat optimal dengan kesempatan yang tersedia.
4. Menyusun rencana Kegiatan untuk mencapai Tujuan.
3. Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya Tujuan.
Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin diidentifikasi, agar persiapan dapat dilakukan.Disatu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan dan manfaat optimal dengan kesempatan yang tersedia.
4. Menyusun rencana Kegiatan untuk mencapai Tujuan.
Tujuan dapat dicapai dengan beberapa
cara, diantaranya adalah :
a. Menyusun berbagai alternatif
kebijaksanaan dan tindakan-tindakan yang mungkin dapat dipilih.
b. Menilai dan membandingkan untung
rugi setiap alternatif kegiatan kebijakan.
c. Memilih dan menetapkan suatu alternatif
yang paling cocok dan baik diantara alternatif-alternatif lain.
Perencanaan Strategik ( Strategik
Planning/ Corporate Planning ) merupakan bagian terpenting dari manajemen
strategik dan dapat dianggap sebagai pilar sentral manajemen strategik.
EFEKTIFITAS PERENCANAAN
*Manfaat pengelolaan dan perencanaan yang efektif, yakni :
• Pengembangan diri – dengan melakukan perencanaan yang efektif, maka seseorang akan mampu menyisakan waktu luang yang berharga untuk menyusun pengembangan diri guna peningkatan kinerjanya.
• Pekerjaan tuntas dan selesai tepat waktu sehingga pekerjaan tidak menumpuk; dan tidak mesti melakukan lembur guna menuntaskan pekerjaan.
• Pekerjaan dapat ditata dengan rapi, dan akan memudahkan proses mengorganisasikan dan mengendalikan pekerjaan lainnya.
Ada empat zona waktu yang berbeda-beda:
*Zona satu: Saya lebih suka kehidupan yang tenang, bebas dari banyak tekanan. Saya suka bekerja dengan cara saya sendiri dan tetap santai menghadapi deadline.Menurut saya, jika ada hal yang tidak terselesaikan tepat pada waktunya, apakah itu betul-betul bermasalah? Saya jarang datang tepat waktu.
*Zona dua: Kesenangan saya yang terbesar adalah bersosialisasi, makan malam bersama teman kantor di luar atau menghadiri pesta. Saya sering bertindak menurut kata hati dan tidak cukup memikirkan konsekuensinya.Saya jauh lebih cepat bertindak secara spontan daripada menurut rencana.Saya lebih menyukai pekerjaan yang memberikan banyak variasi, dan cepat memberikan hasil.
*Zona tiga: Saya mengorganisir hidup saya dengan hati-hati dan lebih menyukai rutinitas. Saya sangat hati-hati dengan diet, berolah raga dengan teratur dan membeli asuransi kesehatan dan jiwa. Saya mempertimbangkan setiap tindakan yang akan saya lakukan.
*Zona empat: Saya menyukai pekerjaan dengan deadline ketat dan bangga dengan ketepatan waktu saya. Saya secara umum sangat teratur dan bekerja dengan baik di bawah tekanan. Saya mengakui kesulitan relax dan enjoy menghadapi berbagai tantangan. Saya cenderung menghadiri rapat tepat pada waktunya.
Artinya jika orang itu memilih zona waktu pertama, berarti orang itu cenderung memiliki tipe “present fatalistic”, atau mereka yang senantiasa santai dan suka menunda-nunda keputusan selama mungkin. Hambatan mereka menuju pengelolaan waktu yang lebih baik adalah ketidakmampuan untuk memulai dan teta
Sementara jika zona dua yang dipilih, maka orang tersebut dianggap sebagai ‘present hedonistic’, karena mereka dimotivasi oleh kebutuhan akan penghargaan dan kesenangan yang bisa dengan cepat diperoleh. Hambatan mereka: tidak suka merencanakan dan mengorganisir. Anda akan menunda hal yang mendesak tetapi tidak anda sukai, dan melakukan hal yang berprioritas rendah tetapi lebih menyenangkan.
Zona tiga menunjukkan sifat ‘future orientated’, karena mereka merencanakan sasaran jangka panjang baik karier maupun masalah pribadi. Sebenarnya Anda sudah mengelola diri dan waktu Anda secara efektif, tetapi masih memungkinkan untuk mengembangkan kemampuan Anda untuk bisa mengelola waktu lebih efisien.
Sementara zona empat merupakan orang dengan tipe ‘time conscious’.Mereka menyukai bekerja dengan deadline dan tuntutan ketepatan waktu. Anda akan kesulitan menghadapi orang yang kurang tepat waktu atau orang yang tidak menunjukkan sense of urgency dalam memenuhi deadline.
JENIS-JENIS PERENCANAAN
Ada
beberapa macam perencanaan yang ditinjau dari beberapa segi,yaitu:
a) Jenis perencanaan menurut
prosesnya :
(1)
Policy Planning, suatu rencana yang memuat kebiajkankebijakansaja, tentang
garis besar atau pokok dan bersifatumum. Mengenai apa dan bagaimana
melaksanakan kebijakanitu tidak dirumuskan. Contohnya ada pada GBHN.
(2)
Program Planning, merupakan perincian dan penjelasandaripada policy planning.
Dalam perencanaan ini biasanyamemuat, hal-hal berikut:(a) Ikhtisar tugas-tugas
yang harus dikerjakan(b) Sumber-sumber dan bahan-bahan yang dapat digunakan(c)
Biaya, personalia, situasi dan kondisi pekerjaan(d) Prosedur kerja yang harus
dipatuhi(e) Struktur organisasi yang harus dipenuhi
(3)
Operational Planning (perencanaan kerja), yakni suatuperencanaan yang memuat
hal- hal yang bersifat teknis seperticara-cara pelaksanaan tugas agar berhasil
mencapai tujuanyang lebih tinggi. Hal-hal yang seringkali dimuat
dalamperencanaan ini adalah: Analisa daripada program perencanaan(a) Penetapan
prosedur kerja(b) Metode-metode kerja(c) Tenaga-tenaga pelaksana(d) Waktu, dan
sebagainya
b) Jenis perencanaan menurut jangka
waktunya :
(1)
Long Range Planning, yaitu perencanaan jangka panjang yangdalam pelaksanaannya
membutuhkan waktu lebih dari tigatahun
(2)
Intermediate Planning, yaitu perencanaan jangka menengahyang waktu
pelaksanaanya membutuhkan waktu antara 1hingga tiga tahun
(3)
Short Range Planning, yaitu perencanaan jangka pendek yangpelaksanaannya
membutuhkan waktu kurang dari 1 tahun
c) Jenis perencanaan menurut wilayah
pelaksanaannya :
(1)
National Planning, yakni rencana yang diperuntukkan bagiseluruh wilayah Negara
(2)
Regional Planning, yakni rencana untuk suatu daerah
(3)
Local Planning, yakni rencana untuk suatu daerah yang sangatterbatas.
d) Jenis perencanaan menurut
penggunaannya :
(1)
Single Use Planning, yaitu suatu perencanaan hanya untuksekali pakai saja.
Dalam artian jika rencana tersebut telahtercapai, maka tidak akan digunakan
lagi
(2)
Repeats Planning, yaitu perencanaan yang dipakai secaraberulang-ulang, walaupun
sudah dilaksanakan berkali-kali
e) Jenis perencanaan dilihat dari
segi luasnya usaha kegiatan :
(1)
General Planning, suatu rencana yang dibuat secara garis besardan menyeluruh
untuk kegiatan kerja sama yang lebih luas.Misalnya rencana Kepala Bidang Kanwil
untuk satu tahunpelajaran
(2)
Special (Concentrated) Planning, suatu rencana mengenaikeegiatan khusus,
misalnya perencanaan yang dilakukan olehkepala sekolah untuk mengatasi
kesulitan belajar dikela IPA
Perencanaan telah diterapkan pada semua jenis kegiatan dan sesungguhnya terdapat berbagai jenis perencanaan. Beberapa rencana meliputi: kegiatan yang sangat luas, sedangkan ada juga yang meliputi kegiatan terbatas saja, ada yang semata-mata meliputi pertimbangan operasional, sedangkan yang lain menitikberatkan pada pelaksanaan, biaya,kualitas atau unsur-unsur penting lainnya.
Menurut G.R. Terry bahwa jenis
rencana dapat di klasifikasikan menjadi:
a. Rencana Pengembangan
b. Rencana Pemakai
c. Rencana Anggota-Anggota Manajemen
Klasifikasi dari rencana-rencana tersebut adalah sesuai dengan waktu yang di liput oleh rencana-rencana yang bersangkutan. Dengan demikian terdapat rencana-rencana dilihat dari segi waktu jangka panjang (meliputi waktu lima tahun atau lebih) dan rencana jangka pendek (meliputi waktu dua tahun atau kurang). Rencana-rencana yang meliputi waktu tiga hingga limatahun kadang-kadang dianggap berjangka pendek atau juga dianggap jangka panjang, tergantung dari organisasi yang bersangkutan, ada juga menyatakan rencana-rencana seperti adalah berjangka sedang, tetapi tidak begitu umum disebut demikian. G.R. Terry lebih condong memakai periode waktu membenarkan pengeluaran-pengeluaran seperti ditetapkan di dalam rencana yang bersangkutan.Artinya, mereka menginginkan agar rencana mencakup waktu yang diperlukan untuk menutup komitmen pengeluaran mereka. Hal tersebut sering dinyatakan sebagai Recovery Cost. Menerima konsepsi komitmen tersebut berarti bahwa yang direncanakan itu selalu berbeda,tergantung dari hal-hal tersebut di atas dan keyakinan dari para top manajer. Jenis-jenis rencana lainnya ialah rencana orientasi dan rencana operasional.Rencana-rencana tersebut dapat berupa rencana jangka pendekdan rencana jangka panjang.Rencana orientasi berusaha untuk memperjelas sasaran-sasaran perusahaan yang masih aktuil, kegiatannya, kemampuan, personil dan hubungannya dengan para langganan. Dengan latar belakang rencana rencana seperti itu, dapat dibuat proyeksi tentang hal-hal yang diharapkan akan terjadi. Sebaliknya, rencana-rencana tersebut dapat memberi evaluasi kepada para manajer tentang situasi, rencana. Rencana-rencana operasional meliputi kegiatan-kegiatan yang segera akan dilaksanakan. Ia dapat menjawab siapa yang akan melaksanakan apa mengaktifkan sumber-sumber fisik. yakni fasilitas, bahan dan personil,
a. Rencana Pengembangan
b. Rencana Pemakai
c. Rencana Anggota-Anggota Manajemen
Klasifikasi dari rencana-rencana tersebut adalah sesuai dengan waktu yang di liput oleh rencana-rencana yang bersangkutan. Dengan demikian terdapat rencana-rencana dilihat dari segi waktu jangka panjang (meliputi waktu lima tahun atau lebih) dan rencana jangka pendek (meliputi waktu dua tahun atau kurang). Rencana-rencana yang meliputi waktu tiga hingga limatahun kadang-kadang dianggap berjangka pendek atau juga dianggap jangka panjang, tergantung dari organisasi yang bersangkutan, ada juga menyatakan rencana-rencana seperti adalah berjangka sedang, tetapi tidak begitu umum disebut demikian. G.R. Terry lebih condong memakai periode waktu membenarkan pengeluaran-pengeluaran seperti ditetapkan di dalam rencana yang bersangkutan.Artinya, mereka menginginkan agar rencana mencakup waktu yang diperlukan untuk menutup komitmen pengeluaran mereka. Hal tersebut sering dinyatakan sebagai Recovery Cost. Menerima konsepsi komitmen tersebut berarti bahwa yang direncanakan itu selalu berbeda,tergantung dari hal-hal tersebut di atas dan keyakinan dari para top manajer. Jenis-jenis rencana lainnya ialah rencana orientasi dan rencana operasional.Rencana-rencana tersebut dapat berupa rencana jangka pendekdan rencana jangka panjang.Rencana orientasi berusaha untuk memperjelas sasaran-sasaran perusahaan yang masih aktuil, kegiatannya, kemampuan, personil dan hubungannya dengan para langganan. Dengan latar belakang rencana rencana seperti itu, dapat dibuat proyeksi tentang hal-hal yang diharapkan akan terjadi. Sebaliknya, rencana-rencana tersebut dapat memberi evaluasi kepada para manajer tentang situasi, rencana. Rencana-rencana operasional meliputi kegiatan-kegiatan yang segera akan dilaksanakan. Ia dapat menjawab siapa yang akan melaksanakan apa mengaktifkan sumber-sumber fisik. yakni fasilitas, bahan dan personil,
merupakan hal-hal yang dicakup oleh rencana tersebut.
HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI LAIN
Hubungan perencanaan dan fungsi-fungsi serta
kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling
tergantung dan berinteraksi.Pengorganisasian dan penyusunanpersonalia.
Hubungan perencanaan dengan fungsi
manajemen :
*Pengorganisasian
Proses
pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, phisik dan manusia
dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan menunjukan sumber daya-sumber
daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.
*Pengarahan
Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan.Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.
*Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering di sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen.Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif.Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
*Pengarahan
Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan.Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.
*Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering di sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen.Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif.Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
PENTINGNYA SUATU PERENCANAAN
Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategis. Pertama, perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan-perencanaan lainnya. Kedua, pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk perencanaan lainnya. Ketiga, perencanaan strategis merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
Suatu keinginan atau harapan mencapai sesuatu tak luput
dipengaruhi sebuah perencanaan yang matang jika hendak meraih hasil yang maksimal.
Meskipun tidaklah mutlak sebuah hasil yang baik harus selalu di rencanakan,
namun alangkah lebih baiknya jika sebuah perencanaan pun dilakukan, paling
tidak dijadikan bahan acuan dan pertimbangan terhadap sesuatu yang hendak
dilakukan.Tidak diragukan lagi, sebuah perencanaan yang baik sudah merupakan
atau sama dengan separuh dari pekerjaan itu sendiri. Dimana, lazimnya sebuah
rencana dibuat setelah tujuan dimantapkan.
Sebagai contoh, hendak bepergian ke kota besar, kita pun
perlu membuat rencana. Apa tujuan kita pergi ke kota besar? Apa tujuannya?
Biasanya yang pergi ke kota besar berhubungan dengan melanjutkan pendidikan,
pengembangan karir/pekerjaan, ekspansi usaha. Anggap saja kita mengesampingkan
tujuan orang pergi ke kota besar yang cuma untuk melancong semata. Sebab jika
itu tujuannya, rasanya tidak perlu berencana.
Sebuah rencana merupakan apa yang akan kita lakukan untuk
mencapai tujuan. Dari contoh yang telah disebutkan, jika saja tujuannya pergi
ke sebuah kota besar dan tinggal di sana untuk mencari kerja, maka rencananya
akan menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan tempat tinggal, biaya hidup
selama belum mendapatkan pekerjaan, bagaimana mencari lowongan pekerjaan, serta
bagaimana menyesuaikan diri dengan keadaan kota besar tempat tujuan kita
tersebut (umumnya lebih menyangkut masalah sosial budaya daripada sekedar
cuaca).Menyangkut hal tersebut pula, sebuah rencana dapat dibedakan atas
rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang. Karena pendek atau panjangnya
waktu bersifat relatif, maka dalam konteks perpindahan ke kota besar, suatu
rencana dapat dibagi atas rencana tinggal sementara atau rencana menetap dalam
waktu lama.Sudah sepantasnyalah sebuah perencanaan itu dipertimbangkan dan
diimplementasikan dalam berbagai hal di kehidupan sehari-hari.
PERENCANAAN STRATEGIS
Perencanaan secara garis besar diartikan seagai proses
mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu,
dan mengembangkann rencana aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang
dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa(what),
siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa (why),
dan bagaimana (how). Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang
berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan
tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang dilakukan.
Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena
tanpa perencanaan berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau secara
formal.Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan
tujuan bersama anggota suatu organisasi.Sedangkan rencana formal adalah rencana
tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu
tertentu.Rencana formal adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya
setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal
dibuat untuk mengurangi ami guitar dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang
harus dilakukan.
Dalam sebuah perencanaan terdapat unsur-unsur
perencanaan.Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang
disebut sebagai unsurunsur perencanaan. Unsur pertama adalah tindakan apa yang
harus dikerjakan, kedua ada sebabnya rindakan tersebut harus dilakukan, ketiga
dimana tindakan tersebut dilakukan, keempat kapa tindakan tersebut dilakukan,
kelima siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, dan yang terakhir bagaimana
cara melaksanakan tindakan tersebut.
Perencanaan merupakan salah satu empat fungsi manajemen yang
penting dan saling terkait satu sama lain. Berbicara tentang perencanaan, kita
dihadapkan pada pertanyaan apakah suatu rencana berjalan dengan baik atau
tidak.Pertanyaan mendasar ini kiranya aktual diajukan manakala kita melihat
realitas keseharian yang menunjukkan banyaknya kegagalan akibat perencanaan
yang salah dan tidak tepat. Kesalahan perencanaan dapat berada pada awal
perencanaan itu sendiri ataupun pada saat proses perencanaan itu berlangsung.
Banyak perencanaan pemerintah yang gagal gara-gara apa yang
direncanakan tersebut tidak mempunyai pijakan yang relevan dengan kondisi
sosial budaya masyarakat. Bahkan kadang-kadang alih – alih prrgram yang dilaksanakan
dapat memberdayakan masyarakat, akan tetapi pada akhirnya ternyata malah
menciptakan ketergantungan masyarakat kepada pemerintah. Artinya pemerintah
selalu memberikan ikan, bukan kail seperti yang sering disampaikan oleh
beberapa pakar. Melihat kenyataan ini, timbul tanda tanya besar bagi perencana,
kenapa hal ini terjadi. Tulisan singkat ini berusaha mendeskripsiklan kajian
perencanaan dalam perspektif yang mendasar berkaitan dengan filosofitujuan dan
proses perencanaan tanpa pretensi dapat menjelaskan semuanya.
Sedangkan Perencanaan
strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan
organisasi, penentuan strategi, program-program strategi, dan penetapan
metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan
telah diimplementasikan. Perencanaan strategi juga merupakan proses perencanaan
jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar